Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 16 september 2026

Dit Privacybeleid legt uit hoe Trouwplan ("Trouwplan", "wij" of "ons") persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt in verband met de website (trouwplan.nl) en de applicatie van Trouwplan (samen de "Dienst"). Dit beleid dient te worden gelezen in samenhang met onze Algemene Voorwaarden.

Voor de toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") is Trouwplan de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens beschreven in artikel 2(a)–2(d) en 2(f) hieronder, en treedt Trouwplan op als verwerker namens Bruidsparen en Planners ten aanzien van gastgegevens zoals beschreven in artikel 2(e) en artikel 8, met inbegrip van waar die gastgegevens via Nine worden verwerkt zoals beschreven in artikel 9.

1. Wie Wij Zijn

Trouwplan is een platform voor trouwplanning dat wordt geëxploiteerd onder het domein trouwplan.nl, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK) onder nummer 85677256. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot privacy kunt u contact met ons opnemen via support@trouwplan.nl.

2. Persoonsgegevens die Wij Verzamelen

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

(a) Accountgegevens — naam, e-mailadres, wachtwoord (opgeslagen in gehashte vorm), accountrol (Bruidspaar, Planner of Enterprise-lid), en taalvoorkeur.

(b) Trouw- en planningsgegevens — gegevens die u invoert over uw bruiloft, zoals de Trouwdatum, locatie, budget, checklistpunten, notities, zitplaatsindelingen en kleur-/themavoorkeuren.

(c) Betalingsgegevens — factuurgegevens verwerkt door onze betalingsverwerker, Stripe. Wij ontvangen of bewaren geen volledige kaartnummers; wij bewaren uitsluitend beperkte gegevens zoals abonnementsstatus, plantype en transactiegeschiedenis die nodig zijn om uw Account te beheren.

(d) Gebruiks- en technische gegevens — loggegevens, apparaat- en browserinformatie, IP-adres en cookies, waaronder een cookie die wordt gebruikt om uw taalvoorkeur op bepaalde openbare pagina's te onthouden.

(e) Gastgegevens — indien een Bruidspaar of Planner de Dienst gebruikt om een gastenlijst te beheren, verwerken wij persoonsgegevens van bruiloftsgasten (zoals naam, e-mailadres, dieetwensen en RSVP-status) namens en in opdracht van dat Bruidspaar of die Planner.

(f) AI-assistentgegevens — prompts en berichten die u verstuurt naar onze AI-assistent in de applicatie ("Nine"), zoals nader beschreven in artikel 9, en eventuele trouw- of gastgegevens waarnaar in die prompts wordt verwezen of die door Nine worden geraadpleegd bij het uitvoeren van uw verzoek.

3. Rechtsgronden voor Verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden onder de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: om uw Account aan te maken en te beheren, de Dienst te leveren en betalingen te verwerken.
• Gerechtvaardigd belang: om de Dienst te onderhouden en te verbeteren, de veiligheid te waarborgen, fraude te voorkomen en met u te communiceren over uw Account, voor zover deze belangen niet worden overschreven door uw rechten.
• Toestemming: voor optionele communicatie (zoals marketing-e-mails) en niet-essentiële cookies, waar vereist.
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en andere wettelijke vereisten.

4. Hoe Wij Persoonsgegevens Gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om: de Dienst te leveren en te exploiteren; betalingen te verwerken en Abonnementen of Eenmalige Plannen te beheren; samenwerking tussen Bruidsparen, Planners en uitgenodigde leveranciers of gasten mogelijk te maken; transactionele communicatie te versturen (zoals bevestigingen, RSVP-meldingen en factureringsberichten); klantenondersteuning te bieden; de veiligheid en integriteit van de Dienst te waarborgen; en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Hoe Wij Persoonsgegevens Delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend als volgt:

• Dienstverleners: met partijen die namens ons gegevens verwerken, waaronder onze hostingprovider, onze betalingsverwerker (Stripe), onze AI-modelaanbieder (een externe AI-aanbieder die de Nine-assistent aandrijft, zoals beschreven in artikel 9) en e-maildienstverleners, elk gebonden aan contractuele vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsverplichtingen.
• Binnen uw bruiloft of werkruimte: met andere gebruikers die u of uw Planner uitnodigt om samen te werken (bijvoorbeeld kunnen de trouwgegevens van een Bruidspaar zichtbaar zijn voor een Planner die zij hebben ingeschakeld, en zijn RSVP-gegevens van gasten zichtbaar voor het Bruidspaar of de Planner die de betreffende bruiloft beheert).
• Wettelijke vereisten: waar vereist om te voldoen aan toepasselijk recht, regelgeving, gerechtelijke procedures of overheidsverzoeken, of om de rechten, eigendommen of veiligheid van Trouwplan, onze gebruikers of anderen te beschermen.
• Bedrijfsoverdrachten: in verband met een fusie, overname of verkoop van activa, onder voortdurende bescherming van persoonsgegevens conform dit beleid of een beleid dat ten minste gelijkwaardige bescherming biedt.

6. Internationale Doorgiften

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, nemen wij maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen, zoals het beroep op adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie of het gebruik van Standaardcontractbepalingen met ontvangers.

7. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens zolang uw Account actief is en zolang dit noodzakelijk is om de Dienst te leveren. Na sluiting van het Account bewaren wij gegevens gedurende een beperkte periode voor zover nodig om te voldoen aan wettelijke, fiscale of boekhoudkundige verplichtingen, geschillen te beslechten en onze overeenkomsten te handhaven, waarna zij worden verwijderd of geanonimiseerd. Gastgegevens worden bewaard zolang het betreffende Bruidspaar of de Planner dit instrueert, en in ieder geval niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Zoals toegelicht in onze Algemene Voorwaarden, wordt een Account zonder actief betaald plan opgeschort in plaats van verwijderd, tenzij het Account op het Gratis Plan zit. Wij bewaren de gegevens van een opgeschort Account gedurende een redelijke termijn, zodat u de toegang kunt herstellen door een plan te activeren. Indien een Account gedurende langere tijd opgeschort blijft zonder dat een actief plan wordt hersteld, kunnen wij de daaraan gekoppelde gegevens verwijderen of anonimiseren.

Los van opschorting verwijderen wij gegevens van Accounts die niet langer in gebruik zijn. Indien een Account geen actief betaald plan heeft — omdat het op het Gratis Plan zit, of omdat een Abonnement is opgezegd of verlopen en de betaalde periode inmiddels is geëindigd — en er gedurende 24 maanden niemand op heeft ingelogd, verwijderen wij de daaraan gekoppelde bruiloftsgegevens, met inbegrip van gastenlijsten en de daarin opgenomen persoonsgegevens.

Wij sturen u altijd eerst een e-mail. U ontvangt ten minste 14 dagen vóór verwijdering een bericht, en 3 dagen van tevoren een laatste herinnering, op het e-mailadres dat bij het Account bekend is. Enkel inloggen is voldoende om uw gegevens te behouden — u hoeft niets aan te schaffen en op geen enkele link te klikken. Door in te loggen begint de termijn van 24 maanden opnieuw.

Accounts met een actief betaald plan worden op grond van dit artikel nooit verwijderd, hoe lang zij ook ongebruikt blijven. Een Eenmalig Plan geldt als actief tot het einde van de Geldigheidsperiode, zeven dagen na de Trouwdatum (zie artikel 5.1 van onze Algemene Voorwaarden); daarna wordt het Account behandeld als ieder ander Account zonder actief plan. Evenmin verwijderen wij bruiloften die voor u worden beheerd door een Weddingplanner — daarvoor geldt het Account van de Planner zelf. Indien een Account nooit is gebruikt en wij geen enkele registratie van een login hebben, verwijderen wij niet op die grond.

Wij doen dit omdat de privacywetgeving ons verplicht persoonsgegevens niet langer in identificeerbare vorm te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, en omdat de gastgegevens in een bruiloft toebehoren aan uw gasten. Een verlaten bruiloft heeft geen resterend doel om deze te bewaren.

8. Gastgegevens en Uw Verantwoordelijkheden

Indien u de Dienst gebruikt om persoonsgegevens van uw bruiloftsgasten te verzamelen of te beheren, bent u (het Bruidspaar of de Planner) de verwerkingsverantwoordelijke voor die gastgegevens, en treedt Trouwplan op als uw verwerker. U bent verantwoordelijk voor het waarborgen dat u over een rechtsgrond beschikt om de persoonsgegevens van uw gasten via de Dienst te verzamelen en te delen (bijvoorbeeld door gasten te informeren over hoe hun RSVP-gegevens worden gebruikt), en voor het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen van uw gasten, met onze redelijke ondersteuning waar vereist.

9. Nine, Onze AI-assistent, en AI-koppelingen

De Dienst omvat een AI-assistent in de applicatie ("Nine") die vragen kan beantwoorden en, indien u dat opdraagt, acties kan uitvoeren binnen uw bruiloft (zoals het toevoegen van gasten, het bijwerken van checklistpunten of het samenvatten van uw budget). Wij bieden ook een koppeling ("MCP") aan waarmee u bepaalde AI-assistenten van derden naar keuze kunt koppelen aan uw trouwgegevens.

9.1 Wat wordt verwerkt. Wanneer u Nine gebruikt, worden de door u verstuurde prompt, relevante context uit uw bruiloft (waaronder mogelijk Content en, indien relevant voor uw verzoek, Gastgegevens) en het antwoord van Nine verzonden naar onze externe AI-aanbieder ter verwerking, en kunnen deze tijdelijk worden opgeslagen om de gesprekgeschiedenis binnen de Dienst te bewaren. Indien u via onze MCP-koppeling een AI-assistent van een derde partij koppelt, is de toegang die deze assistent tot uw gegevens heeft afhankelijk van de rechten van het Account waarmee de koppeling tot stand is gebracht, en valt het gebruik daarvan onder de eigen voorwaarden en privacypraktijken van die derde partij, niet onder dit beleid.

9.2 Doel en bewaartermijn. Wij verwerken deze gegevens om u de functionaliteit van Nine te bieden en om de betrouwbaarheid van de assistent te onderhouden en te verbeteren. Wij gebruiken uw prompts of trouwgegevens niet om de onderliggende AI-modellen van onze AI-aanbieder of van derden te trainen. De gespreksgeschiedenis met Nine wordt bewaard zolang redelijkerwijs noodzakelijk is om de functie te leveren en wordt daarna doorlopend verwijderd, in overeenstemming met onze bewaarpraktijken in artikel 7.

9.3 Gastgegevens via Nine. Indien u Nine verzoekt om toegang te krijgen tot of te handelen op basis van Gastgegevens, blijft artikel 8 van toepassing: u blijft de verwerkingsverantwoordelijke voor die Gastgegevens, en ons gebruik van een externe AI-aanbieder om deze namens u te verwerken maakt deel uit van onze rol als uw verwerker.

9.4 Uw controle. Het gebruik van Nine en van de MCP-koppeling is optioneel. U kunt ervoor kiezen deze functies niet te gebruiken, en een Planner- of Enterprise-beheerder kan via de rechteninstellingen van de Dienst beperken welke rollen deze functies mogen gebruiken.

10. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging, waaronder versleuteling tijdens verzending, toegangscontroles en gehashte wachtwoordopslag. Geen enkele methode van verzending of opslag is volledig veilig, en wij kunnen absolute veiligheid niet garanderen.

11. Uw Rechten

Voor zover toegestaan door toepasselijk recht heeft u het recht om: inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u bewaren; correctie van onjuiste gegevens te verzoeken; verwijdering van uw gegevens te verzoeken; beperking van, of bezwaar tegen, bepaalde verwerkingen te verzoeken; overdraagbaarheid te verzoeken van gegevens die u aan ons heeft verstrekt; en te allen tijde toestemming in te trekken waar de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via support@trouwplan.nl. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder de Autoriteit Persoonsgegevens, of de toezichthoudende autoriteit van uw gewone verblijfplaats of de plaats van de vermeende inbreuk.

12. Cookies

Wij gebruiken essentiële cookies die noodzakelijk zijn voor authenticatie en het functioneren van de Dienst (bijvoorbeeld sessiecookies en een taalvoorkeurscookie). Voor niet-essentiële cookies, zoals voor analytische doeleinden, vragen wij uw toestemming voor zover wettelijk vereist. U kunt cookies beheren via uw browserinstellingen, hoewel het uitschakelen van essentiële cookies de functionaliteit van de Dienst kan beïnvloeden.

13. Privacy van Kinderen

De Dienst is niet gericht op, en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van, personen jonger dan 16 jaar. Indien wij ontdekken dat wij persoonsgegevens van een kind hebben verzameld zonder passende toestemming, nemen wij stappen om deze te verwijderen.

14. Wijzigingen in dit Beleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij wezenlijke wijzigingen geven wij redelijke voorafgaande kennisgeving, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding in de applicatie, voordat de wijzigingen van kracht worden.

15. Contact

Vragen of verzoeken met betrekking tot dit Privacybeleid of uw persoonsgegevens kunt u richten aan support@trouwplan.nl.