Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 16. September 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Trouwplan ("Trouwplan", "wir" oder "uns") personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Website (trouwplan.nl) und der Anwendung von Trouwplan (zusammen der "Dienst") erhebt, verwendet, weitergibt und schützt. Diese Erklärung ist zusammen mit unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu lesen.

Im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ("DSGVO") ist Trouwplan der Verantwortliche für die in Abschnitt 2(a)–2(d) und 2(f) beschriebenen personenbezogenen Daten und handelt als Auftragsverarbeiter im Namen von Brautpaaren und Planern in Bezug auf Gästedaten gemäß Abschnitt 2(e) und Abschnitt 8, einschließlich soweit diese Gästedaten über Nine verarbeitet werden, wie in Abschnitt 9 beschrieben.

1. Wer wir sind

Trouwplan ist eine Plattform für Hochzeitsplanung, betrieben unter der Domain trouwplan.nl, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KVK) unter der Nummer 85677256. Bei datenschutzbezogenen Fragen oder Anliegen können Sie uns unter support@trouwplan.nl kontaktieren.

2. Personenbezogene Daten, die wir erheben

Wir erheben die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

(a) Kontodaten — Name, E-Mail-Adresse, Passwort (in gehashter Form gespeichert), Kontorolle (Brautpaar, Planer oder Enterprise-Mitglied) und Sprachpräferenz.

(b) Hochzeits- und Planungsdaten — Informationen, die Sie über Ihre Hochzeit eingeben, wie das Hochzeitsdatum, den Veranstaltungsort, das Budget, Checklistenpunkte, Notizen, Sitzordnungen und Farb-/Themapräferenzen.

(c) Zahlungsdaten — Rechnungsdaten, die von unserem Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitet werden. Wir erhalten oder speichern keine vollständigen Kartennummern; wir bewahren lediglich begrenzte Daten wie Abonnementstatus, Plantyp und Transaktionsverlauf auf, die zur Verwaltung Ihres Kontos erforderlich sind.

(d) Nutzungs- und technische Daten — Protokolldaten, Geräte- und Browserinformationen, IP-Adresse und Cookies, einschließlich eines Cookies, der zur Speicherung Ihrer Sprachpräferenz auf bestimmten öffentlichen Seiten verwendet wird.

(e) Gästedaten — sofern ein Brautpaar oder ein Planer den Dienst zur Verwaltung einer Gästeliste nutzt, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Hochzeitsgästen (wie Name, E-Mail-Adresse, Ernährungswünsche und Zusagestatus) im Auftrag und nach Weisung dieses Brautpaares oder Planers.

(f) KI-Assistentendaten — Prompts und Nachrichten, die Sie an unseren KI-Assistenten in der Anwendung ("Nine") senden, näher beschrieben in Abschnitt 9, sowie etwaige Hochzeits- oder Gästedaten, auf die in diesen Prompts Bezug genommen wird oder auf die Nine bei der Ausführung Ihrer Anfrage zugreift.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen nach der DSGVO:

• Vertragserfüllung: um Ihr Konto zu erstellen und zu verwalten, den Dienst bereitzustellen und Zahlungen zu verarbeiten.
• Berechtigte Interessen: um den Dienst zu warten und zu verbessern, die Sicherheit zu gewährleisten, Betrug zu verhindern und mit Ihnen über Ihr Konto zu kommunizieren, sofern diese Interessen nicht durch Ihre Rechte überwogen werden.
• Einwilligung: für optionale Kommunikation (wie Marketing-E-Mails) und nicht wesentliche Cookies, sofern erforderlich.
• Rechtliche Verpflichtung: um steuerlichen, buchhalterischen und sonstigen gesetzlichen Anforderungen nachzukommen.

4. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Wir verwenden personenbezogene Daten, um: den Dienst bereitzustellen und zu betreiben; Zahlungen zu verarbeiten und Abonnements oder Einmalpläne zu verwalten; die Zusammenarbeit zwischen Brautpaaren, Planern und eingeladenen Dienstleistern oder Gästen zu ermöglichen; transaktionsbezogene Mitteilungen zu senden (wie Bestätigungen, Zusagebenachrichtigungen und Rechnungshinweise); Kundensupport zu leisten; die Sicherheit und Integrität des Dienstes zu gewährleisten; und gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

5. Wie wir personenbezogene Daten weitergeben

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben personenbezogene Daten nur wie folgt weiter:

• Dienstleister: an Anbieter, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, einschließlich unseres Hosting-Anbieters, unseres Zahlungsdienstleisters (Stripe), unseres KI-Modellanbieters (ein externer KI-Anbieter, der den Nine-Assistenten antreibt, wie in Abschnitt 9 beschrieben) und E-Mail-Zustelldienste, die jeweils vertraglichen Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtungen unterliegen.
• Innerhalb Ihrer Hochzeit oder Ihres Arbeitsbereichs: an andere Nutzer, die Sie oder Ihr Planer zur Zusammenarbeit einladen (zum Beispiel können die Hochzeitsdaten eines Brautpaares für einen von ihnen beauftragten Planer sichtbar sein, und Zusagedaten von Gästen sind für das Brautpaar oder den Planer sichtbar, der die betreffende Hochzeit verwaltet).
• Gesetzliche Anforderungen: soweit erforderlich, um geltendem Recht, behördlichen Vorschriften, gerichtlichen Verfahren oder behördlichen Anfragen nachzukommen, oder um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit von Trouwplan, unseren Nutzern oder Dritten zu schützen.
• Unternehmensübertragungen: im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten, vorbehaltlich des fortdauernden Schutzes personenbezogener Daten gemäß dieser Erklärung oder einer Richtlinie mit mindestens gleichwertigem Schutz.

6. Internationale Übermittlungen

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, ergreifen wir Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, etwa durch Berufung auf Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder die Verwendung von Standardvertragsklauseln mit den Empfängern.

7. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren personenbezogene Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist und wie es zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist. Nach Schließung des Kontos bewahren wir Daten für einen begrenzten Zeitraum auf, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher, steuerlicher oder buchhalterischer Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten und zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Gästedaten werden so lange aufbewahrt, wie es das jeweilige Brautpaar oder der Planer anweist, jedoch keinesfalls länger, als für den Zweck ihrer Erhebung erforderlich ist.

Wie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen erläutert, wird ein Konto ohne aktiven kostenpflichtigen Plan gesperrt statt gelöscht, es sei denn, das Konto befindet sich im Kostenlosen Plan. Wir bewahren die Daten eines gesperrten Kontos für einen angemessenen Zeitraum auf, damit Sie den Zugang durch Aktivierung eines Plans wiederherstellen können. Bleibt ein Konto über einen längeren Zeitraum gesperrt, ohne dass ein aktiver Plan wiederhergestellt wird, können wir die damit verbundenen Daten löschen oder anonymisieren.

Unabhängig von einer Sperrung löschen wir Daten von Konten, die nicht mehr genutzt werden. Verfügt ein Konto über keinen aktiven kostenpflichtigen Plan — weil es sich im Kostenlosen Plan befindet oder weil ein Abonnement gekündigt wurde oder ausgelaufen ist und der bezahlte Zeitraum inzwischen geendet hat — und hat sich 24 Monate lang niemand angemeldet, löschen wir die zugehörigen Hochzeitsdaten einschließlich der Gästelisten und der darin enthaltenen personenbezogenen Daten.

Wir benachrichtigen Sie stets zuvor per E-Mail. Sie erhalten mindestens 14 Tage vor der Löschung eine Mitteilung und 3 Tage zuvor eine letzte Erinnerung an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse. Eine bloße Anmeldung genügt, um Ihre Daten zu erhalten — Sie müssen nichts kaufen und keinen Link anklicken. Mit der Anmeldung beginnt die Frist von 24 Monaten neu.

Konten mit einem aktiven kostenpflichtigen Plan werden nach diesem Abschnitt niemals gelöscht, unabhängig davon, wie lange sie ungenutzt bleiben. Ein Einmal-Plan gilt bis zum Ende seines Gültigkeitszeitraums als aktiv, also sieben Tage nach dem Hochzeitsdatum (siehe Abschnitt 5.1 unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen); danach wird das Konto wie jedes andere ohne aktiven Plan behandelt. Ebenso wenig löschen wir Hochzeiten, die für Sie von einem Hochzeitsplaner verwaltet werden — hierfür ist das Konto des Planers maßgeblich. Wurde ein Konto nie genutzt und liegt uns keine Anmeldung vor, löschen wir nicht auf dieser Grundlage.

Wir tun dies, weil das Datenschutzrecht uns verpflichtet, personenbezogene Daten nicht länger in identifizierbarer Form aufzubewahren, als es der Zweck ihrer Erhebung erfordert, und weil die in einer Hochzeit gespeicherten Gästedaten Ihren Gästen gehören. Eine verlassene Hochzeit hat keinen verbleibenden Zweck, sie aufzubewahren.

8. Gästedaten und Ihre Verantwortlichkeiten

Wenn Sie den Dienst nutzen, um personenbezogene Daten Ihrer Hochzeitsgäste zu erheben oder zu verwalten, sind Sie (das Brautpaar oder der Planer) der Verantwortliche für diese Gästedaten, und Trouwplan handelt als Ihr Auftragsverarbeiter. Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Sie über eine Rechtsgrundlage verfügen, um die personenbezogenen Daten Ihrer Gäste über den Dienst zu erheben und weiterzugeben (zum Beispiel durch Information der Gäste darüber, wie ihre Zusagedaten verwendet werden), sowie für die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen unter Ihren Gästen, mit unserer angemessenen Unterstützung, sofern erforderlich.

9. Nine, unser KI-Assistent, und KI-Verbindungen

Der Dienst umfasst einen KI-Assistenten in der Anwendung ("Nine"), der Fragen beantworten und, sofern Sie ihn dazu anweisen, Aktionen innerhalb Ihrer Hochzeit ausführen kann (etwa das Hinzufügen von Gästen, das Aktualisieren von Checklistenpunkten oder das Zusammenfassen Ihres Budgets). Wir bieten außerdem eine Integration ("MCP") an, mit der Sie bestimmte KI-Assistenten Dritter Ihrer Wahl mit Ihren Hochzeitsdaten verbinden können.

9.1 Was verarbeitet wird. Wenn Sie Nine nutzen, werden der von Ihnen gesendete Prompt, relevanter Kontext aus Ihrer Hochzeit (der Inhalte und, sofern für Ihre Anfrage relevant, Gästedaten umfassen kann) und die Antwort von Nine zur Verarbeitung an unseren externen KI-Anbieter gesendet und können vorübergehend gespeichert werden, um den Gesprächsverlauf innerhalb des Dienstes aufrechtzuerhalten. Wenn Sie über unsere MCP-Integration einen KI-Assistenten eines Dritten verbinden, hängt der Zugriff dieses Assistenten auf Ihre Daten von den Berechtigungen des Kontos ab, mit dem die Verbindung hergestellt wurde, und dessen Nutzung dieser Daten unterliegt den eigenen Bedingungen und Datenschutzpraktiken dieses Dritten, nicht dieser Erklärung.

9.2 Zweck und Aufbewahrung. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen die Funktionalität von Nine bereitzustellen und um die Zuverlässigkeit des Assistenten zu warten und zu verbessern. Wir verwenden Ihre Prompts oder Hochzeitsdaten nicht zum Training der zugrunde liegenden KI-Modelle unseres KI-Anbieters oder Dritter. Der Gesprächsverlauf mit Nine wird so lange aufbewahrt, wie es zur Bereitstellung der Funktion angemessen erforderlich ist, und wird danach fortlaufend gelöscht, im Einklang mit unseren Aufbewahrungspraktiken in Abschnitt 7.

9.3 Gästedaten über Nine. Wenn Sie Nine bitten, auf Gästedaten zuzugreifen oder auf deren Grundlage zu handeln, gilt Abschnitt 8 weiterhin: Sie bleiben der Verantwortliche für diese Gästedaten, und unsere Nutzung eines externen KI-Anbieters zu deren Verarbeitung in Ihrem Auftrag ist Teil unserer Rolle als Ihr Auftragsverarbeiter.

9.4 Ihre Kontrolle. Die Nutzung von Nine und der MCP-Integration ist optional. Sie können sich dafür entscheiden, diese Funktionen nicht zu nutzen, und ein Planer- oder Enterprise-Administrator kann über die Berechtigungseinstellungen des Dienstes einschränken, welche Rollen diese Funktionen nutzen dürfen.

10. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Veränderung, Offenlegung oder Zerstörung zu schützen, einschließlich Verschlüsselung bei der Übertragung, Zugriffskontrollen und gehashter Passwortspeicherung. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollständig sicher, und wir können absolute Sicherheit nicht garantieren.

11. Ihre Rechte

Vorbehaltlich geltenden Rechts haben Sie das Recht: auf Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten; auf Berichtigung unrichtiger Daten; auf Löschung Ihrer Daten; auf Einschränkung oder Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen; auf Übertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten; und auf jederzeitigen Widerruf Ihrer Einwilligung, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an support@trouwplan.nl. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) oder der Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder des Ortes der mutmaßlichen Verletzung.

12. Cookies

Wir verwenden essenzielle Cookies, die für die Authentifizierung und den Betrieb des Dienstes erforderlich sind (zum Beispiel Sitzungscookies und einen Sprachpräferenz-Cookie). Für nicht wesentliche Cookies, etwa zu Analysezwecken, holen wir Ihre Einwilligung ein, soweit gesetzlich erforderlich. Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen verwalten, wobei die Deaktivierung essenzieller Cookies die Funktionalität des Dienstes beeinträchtigen kann.

13. Datenschutz von Kindern

Der Dienst richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren, und wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von ihnen. Sollten wir feststellen, dass wir personenbezogene Daten eines Kindes ohne angemessene Einwilligung erhoben haben, ergreifen wir Maßnahmen, um diese zu löschen.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie angemessen vorab informieren, beispielsweise per E-Mail oder durch einen Hinweis in der Anwendung, bevor die Änderungen wirksam werden.

15. Kontakt

Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit dieser Datenschutzerklärung oder Ihren personenbezogenen Daten können an support@trouwplan.nl gerichtet werden.